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CAFM - speedikon® FM



Die bewährte client-server-basierte Software speedikon® FM bietet eine Vielzahl von Modulen an, die "out-of-the-box" in CAFM Projekten eingesetzt werden können.


speedikon FM Basis


Das Basismodul umfasst eine Reihe von Funktionen, die unabhängig von der Modulzusammenstellung notwendig sind, um mit speedikon® FM oder speedikon® SP zu arbeiten. Das Modul Objektsuche und Bearbeitung dient der alphanumerischen Bearbeitung von Objekten. Neben den normalen Bearbeitungsfunktionen werden Funktionen für das Anlegen von neuen Objekten, für das alphanumerische Umziehen von Objekten, für die Historisierung beliebiger Daten oder für den Übertrag der Personalkostenstelle auf die Fläche zur Verfügung gestellt. Hier werden zentral die Kostenstellen, Organisationseinheiten und Adressen verwaltet. Mithilfe des speedikon® FM Benutzermanager werden Benutzer angelegt und die Benutzerprofile für den Benutzer definiert. Die Profilierung reicht von der Zuteilung von Modulen und Funktionen auf Modulebene bis zur Zuteilung von Daten und der Bearbeitung bzw. das Anzeigen von Merkmalen.

Im speedikon® FM Systemmanager werden grundsätzliche Konfigurationen des Systems definiert und bearbeitet, das reicht von der Definition der zentralen Verzeichnisstruktur, über die Festlegung der Strukturschemata und die Definition und Bearbeitung von Katalogen bis zum Anlegen eigener Objekttypen. Daneben finden Sie hier die Funktionen zum Import von Daten. Grundrisspläne verschiedener Formate (dwg, dxf, dgn) werden importiert, hierbei steht ein konfigurierbarer, regelbasierter Import für Massenimporte zur Verfügung. Abhängig von der Qualität der Pläne können automatisiert Räume, Flächen und Objekte mit entsprechenden Attributen in der Datenbank angelegt werden. Ein standardisierter Import für alphanumerische Daten erlaubt ein schnelles Befüllen des Systems mit Massendaten.


speedikon FM Basis

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speedikon SP Basis


Informationsverteilung im Unternehmen und dezentrale Bearbeitung sind die Gründe für den Einsatz von webbasierten Modulen und Funktionalitäten. Mit dem Modul speedikon® SP Basis wird die Grundlage für die webbasierte Bearbeitung von Standort-Gebäude-Objekten und TGA Objekten zur Verfügung gestellt.

Neben der alphanumerischen Bearbeitung kann die Bearbeitung auch über die Grafik erfolgen. Über die Hierarchie werden Grundrisse aufgerufen, die Bearbeitung erfolgt online in der Datenbank. Mithilfe der integrierten Suchmaschine werden Objekte einfach selektiert und ad hoc Reports erstellt. Auf dieser Basis werden weitere Anwendungsmodule bereit gestellt.


speedikon SP Basis

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speedikon FM Suchmaschine


Mithilfe der Suchmaschine werden alle in speedikon® FM eingegebenen Daten über eine sehr benutzerfreundliche und flexible Oberfläche ausgewertet. Der Anwender benötigt selbst für komplexe Auswertungen keine technischen Kenntnisse. Die Daten werden über Filterkriterien selektiert. Neben den Einschränkungen über definierte Merkmale oder über die Hierarchie, können dabei auch beliebige freie Bedingungen definiert werden. Berücksichtigt werden nicht nur direkte Informationen, sondern auch verknüpfte Informationen und sämtliche Daten aus Prozessen. So kann bei der Betrachtung einer Instandhaltungsmaßnahme ermittelt werden, welche Personen einen Schlüssel zu dem Raum haben, in dem die Anlage steht, die gewartet werden soll. Diese Informationen sind einfach zugänglich, da alle Module vollständig integriert sind und die Verknüpfungen einschließlich der Abkürzungen in der Oberfläche sprechend dargestellt sind.

Auch die Darstellung des Suchergebnisses ist sehr flexibel, so können beliebige direkte und verknüpfte Informationen in den Spalten ausgegeben werden. Um den Informationsgehalt der Ergebnislisten weiter zu erhöhen lassen sich auch Spalten gezielt miteinander verrechnen. Die Suchergebnisse können nach den dargestellten Informationen beliebig sortiert und selbstverständlich auch gruppiert werden. Die ermittelten Suchergebnisse können über den Layoutgenerator in eine optisch aufbereitete Darstellung überführt werden, damit lassen sich einfach Managementreports erstellen. Gleichzeitig können die Suchergebnisse über eine integrierte Standardfunktion nach Excel oder Access exportiert werden, besonders effizient wird der Export, wenn die Daten in eine Excel- oder Access-Vorlage exportiert und in einem Schritt grafisch aufbereitet werden. Diese Funktionalität ist auch die Basistechnologie für Offline-Schnittstellen zu beliebigen Drittsystemen.


speedikon FM Suchmaschine

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speedikon FM Vertrags- und Dokumentenmanagement


speedikon® FM Vertrags- und Dokumentenmanagement ist im Zusammenhang mit allen Modulen nutzbar; Dokumente und Verträge können jedem Objekttyp und allen Prozessdaten zugeordnet werden. Das Modul ist ein leistungsfähiges Werkzeug, mit dem sich beliebige Dokumente alphanumerisch und grafisch strukturiert verwalten lassen. Dabei ist die Einbindung aller windowskonformen Dateitypen möglich. Der Zugriff auf diese Dokumente erfolgt entweder über die Objekte, denen sie zugeordnet sind, oder über die unterschiedlichen Prozesse. In Abhängigkeit vom Typ des Dokuments werden verschiedene Dokumentattributierungen vorgenommen, die eine Suche nach dem Dokument wesentlich vereinfachen. Spezielle Attribute sind hierbei z.B. bei Vertragsdokumenten die dort hinterlegten Fristen und Termine sowie Zuständigkeiten, die für Terminchecks und Erinnerungsfunktionen verwendet werden können.

Mit dem Zusatzmodul speedikon® FM Vertragsmanagement plus wird das Modul um ca. 15 verschiedene Vertragstypen ergänzt, die jeweils unterschiedliche Merkmale besitzen und damit eine sehr differenzierte Betrachtung der Verträge im Unternehmen erlauben. Die Verträge sind aus kaufmännischer Sicht besonders interessant. Sie sind aber gleichzeitig auch in Prozesse wie Instandhaltung oder Reinigungsmanagement eingebunden. Der Vorteil dieses integrierten Vertrags- und Dokumentenmanagements liegt in der Zuordnung des Vertrags oder Dokuments zu den Objekten und Prozessen, die davon betroffen sind. Die Dokumente stehen in einem logischen Zusammenhang und sind so wesentlich schneller auffindbar.


speedikon FM Vertrags- und Dokumentenmanagement

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speedikon FM SAP Schnittstellen


Ein Unternehmen muss jederzeit einen Überblick und eine grafische Kontrolle über die aktuelle Auslastung und Vermietung seiner Gebäude haben. Dabei können diverse Räume und Flächen, die sich an unterschiedlichen Stellen des Gebäudes befinden, grafisch als Mietobjekt dargestellt werden und gemeinsam vermietet werden. Die grafische Orientierung in den Gebäuden ist für solche Aufgaben unverzichtbar. Die Integration von SAP Daten aus SAP RE in speedikon® FM ermöglicht die grafische Visualisierung der alphanumerischen SAP Datenbestände wie Mietflächen und Mieteinheiten. Mieter und Mietverträge werden in SAP angelegt und verwaltet. speedikon® FM visualisiert die Belegung der Räume und übergibt aktuelle Flächeninformationen an SAP.

Besonders interessant sind Online-Schnittstellen auch im Zusammenhang mit der Instandhaltung. Dort werden Maßnahmen oder auch technische Aufträge mit SAP Aufträgen verknüpft, wobei eine Reihe von Informationen in dem jeweils anderen System abgefragt oder auch übertragen werden können. Die Online-Schnittstelle geht sogar soweit, dass SAP Aufträge über eine Funktion in speedikon® FM angelegt werden. Neben den oben beschriebenen Online-Schnittstellen stehen eine Reihe standardisierter Offline-Schnittstellen zu SAP zur Verfügung, die über Batch-Routinen automatisiert für den regelmäßigen Datenaustausch mit SAP verwendet werden. Dabei werden mit verschiedenen SAP Modulen Daten in beide Richtungen ausgetauscht. Kostenstellen, Organisationseinheiten, Personaldaten, Konten werden aus SAP übernommen; Sollstellungen aus dem Mietmanagement, aus der Raumreservierung, aus der Instandhaltung werden an SAP übergeben.


SAP Schnittstelle

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speedikon FM Schnittstellen


Neben den oben beschriebenen SAP Schnittstellen werden mit den gleichen technischen Methoden auch Schnittstellen zu anderen Systemen umgesetzt, dazu zählen insbesondere andere ERP Systeme wie Oracle Finance, Navision und die unterschiedlichsten kommunalen Buchhaltungssysteme.

Personaldaten werden aus unterschiedlichsten Quellen übernommen, im einfachsten Fall auch aus Telefonlisten im Excelformat. Über diese Schnittstellen lassen sich alle Systeme integrieren, die Daten für ein FM System liefern können oder Daten aus dem FM System für weitere Prozesse benötigen.

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speedikon FM Flächenmanagement


speedikon® FM Flächenmanagement ist die zentrale Basis für die effiziente Flächenbewirtschaftung in Ihren Immobilien. Ziel ist es, die zur Verfügung stehenden Flächen optimal zu nutzen und bei Bedarf entweder intern oder extern, abteilungs- oder kundenbezogen zu verrechnen. Die Fläche ist die Basis für die Flächenverrechnung sowie für weitere Prozesse wie Reinigungsmanagement, Umzugsmanagement oder Mietmanagement. Räume werden in Kategorien unterteilt und mit Wertigkeiten versehen. Flächen sind entsprechend der Nutzungsart nach DIN 277, nach gif MF-B oder eigen definierten Nutzungen kategorisiert.

Die Ermittlung von Nebenflächenfaktoren wird automatisch je Gebäude durchgeführt. Die Flächen werden mit Organisationseinheiten, eventuell hierarchisch strukturiert und/oder mit Kostenstellen verknüpft. Mietpreise können je Fläche und Flächentyp hinterlegt werden.


Flächenmanagement

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speedikon FM Belegungsplanung


Neben dem Inventar und der Kostenstellenverteilung in den Räumen und Flächen spielt die Verteilung von Personal eine wesentliche Rolle, insbesondere wenn das Personal im Hinblick auf Kostenstellenzuordnung führend ist. Ein Übertrag der Personalkostenstelle auf die Fläche kann automatisch durchgeführt werden. In der speedikon® FM Belegungsplanung werden Mitarbeiter alphanumerisch oder grafisch einem Raum zugeordnet.

Alternativ werden bei der Arbeitsplatzbewirtschaftung Arbeitsplätze grafisch oder alphanumerisch einem Raum zugeordnet und diese Arbeitsplätze mit einer oder mehreren Person „belegt“. Die Verknüpfung zwischen dem Arbeitsplatz und dem Mitarbeiter hat einen Gültigkeitszeitraum und wird nach Ablauf historisiert.


Belegungsplanung

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speedikon FM Inventarverwaltung & Umzugsplanung


Inventar wie Möbel und EDV-Geräte stellen im Unternehmen einen Wert im Rahmen des Anlagevermögens dar, der dann optimal ermittelt und erhalten werden kann, wenn die Inventarobjekte dokumentiert sind. Dies ist insbesondere notwendig, wenn die Möbel und EDV-Geräte regelmäßig zusammen mit den Mitarbeitern umgezogen werden. Um die Möbel wieder zu finden, müssen sie eindeutig identifizierbar sein.

Im Rahmen der Umzugsplanung werden mithilfe von Varianten neue Raumplanungen auf Basis des IST-Bestandes erstellt. Zur Unterstützung des Prozesses der Inventarisierung, der Inventur und des Umzugs können speedikon® FM Lösungen für die Nutzung von Barcodelesern integriert werden.


speedikon FM Inventarverwaltung

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speedikon FM Reinigungsmanagement


Die Kosten für die Reinigung machen einen großen Teil der Kosten für die Immobilienbewirtschaftung aus. Bei dem effizienten Reinigungsmanagement steht daher die Kostensenkung im Mittelpunkt. Wichtig ist, dass die Reinigungsflächen definiert und mit entsprechenden Attributen versehen sind. Reinigungsgruppen, Leistungskategorien und Loszugehörigkeiten werden pro Fläche dokumentiert. Damit entsteht ein exaktes Leistungsverzeichnis. Im speedikon® FM Reinigungsmanagement werden sowohl die Unterhaltsreinigung als auch die Glasreinigung von Immobilien dokumentiert.

Grafische Auswertungen geben in der Unterhaltsreinigung einen schnellen Überblick über die Reinigungssituation. Alphanumerische Flächenauswertungen sind die Grundlage für eine detaillierte Ausschreibung, sowie für einen Angebotsvergleich.


speedikon FM Reinigungsmanagement

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speedikon FM Schließmanagement


Immobilien werden täglich von vielen Menschen frequentiert, von Mitarbeitern, Handwerkern, Reinigungspersonal und Besuchern. Der Zugang zum Gebäude und den Anlagen wird umso kritischer betrachtet, je sicherheitsrelevanter der Inhalt der Gebäude ist. Zu Rechenzentren dürfen z.B. nur autorisierte Personen Zugang haben. Damit fällt der Zugangskontrolle und der Schlüsselverwaltung eine wichtige Rolle zu.

Mit dem speedikon® FM Schließmanagement werden die Aufgaben der Verwaltung mechanischer Schließanlagen und Schlüssel effizient unterstützt. Die Dokumentation der hierarchischen und nicht-hierarchischen Schließanlagen, bestehend aus Gruppen-, Einzel- und Zentralschließungen mit Schlüsseln, Zylindern und Türen, bildet die Basis für Prozesse und umfangreiche Auswertungen. Die täglich anfallende Aufgabe der Schlüsselausgabe und -rücknahme wird durch einfache, konfigurierbare Formulare unterstützt.


speedikon FM Schliessmanagement

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speedikon FM Zutrittsmanagement


In den Unternehmen werden mehr und mehr elektronische Schließsysteme eingesetzt, trotzdem gibt es meistens noch Bereiche, die mit mechanischen Schlüsseln gesichert sind. Ein IT-gestütztes System muss die Zutrittsberechtigungen über beide Schließsysteme überwachen. speedikon® ZM Zutrittsmanagement wurde entwickelt, um auf der Managementebene die Frage „Welche Person darf in welcher Zeitspanne in welchen Raum und wer hat die Genehmigung dafür erteilt?“ zuverlässig zu beantworten und zwar unabhängig vom Schließmedium. Doch die wesentliche Kostenersparnis liegt in einem anderen Bereich. Einerseits wird der Prozess zur Genehmigung und Erteilung von Zutrittsberechtigungen durch den Einsatz einer workflowbasierten Anwendung optimiert. Andererseits erfolgt die Vergabe der Berechtigungen zum größten Teil automatisiert mit Hilfe von Regelwerken.

Eine Person erhält automatisch zu einem Raum Zugang, in dem sie platziert ist. Oder sie erhält Zutritt zu Räumen, die der gleichen Kostenstelle zugeordnet sind wie die Person selbst. Solche regelbasierten Zutrittsberechtigungen erleichtern die Einführung und Programmierung eines elektronischen Schließsystems erheblich. Je nach Art der Schließanlage liefert das System Programmierlisten, die entweder die Zutrittskontrollgeräte oder die einzelnen Karten zu definierten Zeiten (auch täglich) mit Daten versorgen. Die Zutrittskontrollgeräte werden ähnlich wie Zylinder im System verwaltet. Das System erkennt bei der Vergabe der Zutrittsberechtigungen, welche Kontrollgeräte ein Mitarbeiter auf dem Weg zu seinem Zielort passieren muss. Der Vorteil des Einsatzes von speedikon® ZM im Zutrittsmanagement liegt zum Einen darin, dass mithilfe von vorhandenen Daten Teilprozesse automatisiert werden. Zum Anderen ist durch die grafische Oberfläche die Transparenz und Übersichtlichkeit wesentlich höher als in alphanumerischen Listen. Der dritte Punkt ist, dass die Zutrittsberechtigungen über alle Medien – herkömmliche Schlüssel und elektronische Schließungen – betrachtet werden.


speedikon FM Zutrittsmanagement

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speedikon FM Mietmanagement


Der immer stärker werdende Kostendruck fordert Unternehmen zu effizienterem und wirtschaftlicherem Handeln auf. Immobilien rücken dabei in den Mittelpunkt der Betrachtung. speedikon® FM Mietmanagements unterstützt den gesamten Prozess des Mietmanagement von der Vertragsverwaltung bis zur Nebenkostenabrechnung. Die Nutzungsqualität und -flexibilität wird durch die Transparenz der Daten verbessert.

Die Wertschöpfung im Unternehmen wird erhöht. Unnötige Leerstandsraten und zu häufige Mieterwechsel werden vermieden. Steigende Anforderungen von Mietern können einfacher umgesetzt werden. Die Flexibilität in der Vertragsgestaltung ermöglicht insbesondere die Abwicklung von gewerblichen Mietverträgen bis hin zur vollständigen Nebenkostenabrechnung. Über eine Schnittstelle zum ERP System werden die monatliche Sollstellungen übergeben, die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen und die umzulegenden Kosten übernommen.


speedikon FM Mietmanagement

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speedikon FM Immobilienkennwerte


Für die Bewertung einer Immobilie sind eine Reihe von Kennwerten von Interesse, die das Gebäude, die Liegenschaft oder das Grundstück als Ganzes betrachten und keine Detailsicht auf die einzelnen Flächen benötigen. Im speedikon® FM Modul Immobilienkennwerte wird die Sammlung von einer beliebigen Menge von Kennwerten ermöglicht, die für die Beurteilung der Immobilie benötigt werden. Die Daten kommen aus dem Facility Management, aus der Buchhaltung, aus dem Controlling, aus Prozessen oder werden direkt eingepflegt.

Die Kennwerte sind Jahreswerte, können aber auch quartals- oder monatsweise ermittelt werden. Besonderes Augenmerk wird auf die gebäuderelevanten Kosten und Erlöse gelegt, die in Kostensammlern aus verschiedenen Quellen gesammelt und dem Gebäude zugeordnet werden können. Die Kosten werden jahresweise und themenbezogen aggregiert und als Kennwert am Gebäude dokumentiert. Kennwerte sind die Grundlage für interne und externe Benchmarks und ermöglichen Prognosen hinsichtlich der weiteren Kostenentwicklung eines Gebäudes.


speedikon FM Immobilienkennwerte

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speedikon FM Zustandsmanagement


Mehr und mehr erwarten Aktionäre, Immobilieneigentümer und Kreditgeber einen belastbaren Nachweis über den ordnungsgemäßen Zustand von Gebäuden und Anlagen. Weiterhin verlangt ein sich schnell drehender Immobilienmarkt, in dem große Portfolios in kürzester Zeit den Eigentümer wechseln, nach fundierten Informationen; für eine aufwendige Due Diligence bleibt oft keine Zeit.

Das speedikon® FM Zustandsmanagement trägt diesen Veränderungen Rechnung, indem es den Verantwortlichen Methoden und Werkzeuge an die Hand gibt, mit denen sie ohne große Aufwendungen und sehr zeitnah ihre Bestände hinsichtlich des Zustandes der Baulichkeiten, der Ausstattung und der technischen Anlagen fortlaufend dokumentieren können.


speedikon FM Zustandsmanagement

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