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    CAFM Software von speedikon FM

Helpdesk

Optimaler Kundenservice durch Workflow basierte Bearbeitung

Im Mittelpunkt des Helpdesks stehen eine effiziente und zeitnahe Bearbeitung von Störungsmeldungen oder Aufträgen sowie deren Erledigung über einen Koordinator und Ausführenden. Die Meldungen werden – abhängig von Störungsort und Störungsart – unterschiedlichen Fachpersonen oder -teams automatisch zugeordnet. Über individuell konfigurierbare Listen werden die Bearbeitungsfortschritte dokumentiert und die Bearbeitungszeiten ausgewertet.

Der Anwendung liegt ein flexibles Rollenkonzept mit unterschiedlichen Bearbeitungsstufen zugrunde. Beim Abschliessen der Meldungen werden diese dokumentiert und häufig auch mit den monetären und zeitlichen Aufwänden ergänzt, welche direkt verrechnet werden können.

Instandhaltung

Effiziente Anlagendokumentation und Generierung von Arbeitsaufträgen

Im Rahmen der Instandhaltung werden für Gebäudebauteile oder technische Anlagen wiederkehrende Arbeiten wie Wartungen, Inspektionen oder gesetzliche Prüfungen dokumentiert.

Frei definierbare Zyklen für die einzelnen Arbeitspositionen, Abhängigkeiten von Betriebsstunden oder anderer frei definierbarer Parameter sind die Grundlage für die Erzeugung von Arbeitsaufträgen.

Als Ergebnis der Abbildung von Instandhaltungs-Strategien ergibt sich automatisch ein Wartungsplan der die personelle Ressourcenplanung und zeitliche Termingestaltung unterstützt und steuert.

Zusätzlich können die Kosten gegliedert nach Leistung, Material und Gebühren erfasst werden. Durch die Angabe von Plankosten und den tatsächlichen Kosten, können jederzeit Soll-Ist-Kostenvergleiche erstellt werden.

Vertragsmanagement

Kein Verpassen mehr von fälligen Terminen durch automatisierte Fristen- und Terminüberwachung

Alle Verträge werden zentral und übersichtlich in der Datenbank abgelegt und stehen den berechtigten Anwendern jederzeit zur Verfügung. Es können verschiedenste Vertragsarten abgebildet und mit Anhängen ergänzt werden. Aktuelle Vertragsinformationen können mit minimalem Zeitaufwand schnell gefunden und angezeigt werden.

Der grosse Vorteil des Vertragsmanagements liegt in der automatischen Generierung von fälligen Vertragsterminen. Das Risiko, Kündigungsfristen oder Verlängerungstermine zu verpassen entfällt, da das System diese aktiv verwaltet und zusätzlich E-Mails sendet. Somit können Verträge rechtzeitig neu verhandelt oder gekündigt werden.

Vertragskosten und –konditionen können transparent und dynamisch abgebildet und ausgewertet werden. In Kombination mit der Terminverwaltung können z.B. längerfristige Verbindlichkeiten oder zu erwartende Ausgaben bzw. Erlöse für das anstehende Geschäftsjahr ausgewiesen werden.

Flächenmanagement

CAD Pläne werden als Grundlage für das Flächenmanagement regelbasiert in das System importiert und regelmäßig abgeglichen. Die Definition der Nutzung und die Belegung der Räume mit Kostenstellen dienen der Kapazitätsplanung auf den Flächen. Regelbasierte grafische Auswertungen und frei konfigurierbare Listen geben einen Überblick über die aktuelle Belegung.

Über die Zeitmaschine können Informationen zeitabhängig ausgewertet, Entwicklungen beobachtet und bei Bedarf Zukunftsplanungen durchgeführt werden.

Flächenverrechnung

Mietflächen, Umlageflächen und Nebenkosten verursachergerecht in Rechnung stellen.
Das Ziel der Flächenverrechnung besteht darin, die zur Verfügung stehenden Flächen optimal zu nutzen und bei Bedarf entweder intern oder extern zu verrechnen.
Die Verteilung der Kostenstellen, Abteilungen oder Mieter über die Flächen innerhalb von Gebäuden oder Organisationen geben Aufschluss über die Nutzung der Immobilien. Mögliche Fragestellungen hierbei können z.B. folgende sein: Sind alle Räume belegt? Gibt es Leerstände? Können Abteilungen zusammengelegt werden?

Auf Basis des Flächenmanagements und der Definition von Konditionen und Umlagen werden die Daten algorithmisch aufbereitet und in der Regel an ein kaufmännisches System wie z.B. SAP übernommen. Die Übertragung in Fremdsysteme erfolgt in der Regel automatisiert über Schnittstellen-Technologien.

Reinigungsmanagement

Transparenz über die Reinigungskosten und Flexibilität bei der Festlegung von Reinigungslevels

In der Immobilienbewirtschaftung fällt ein grosser Teil der Kosten für die Reinigung an. Daher steht bei einem effizienten Reinigungsmanagement die Kostensenkung im Mittelpunkt. Pro Fläche werden Informationen wie Reinigungsgruppe, Bodenbelag, Leistungskategorie, Reinigungszyklus oder Loszugehörigkeit zugeteilt.

Werden zu den Reinigungsgruppen Preise und Zeitaufwände hinterlegt, können transparente Auswertungen zu den Gesamtkosten oder dem erforderlichen Reinigungspersonal generiert werden.

Zahlreiche Auswertungen geben in der Unterhaltsreinigung einen schnellen Überblick über die Reinigungslevel. Alphanumerische Flächenauswertungen sind die Grundlage für detaillierte Ausschreibungen sowie für Angebotsvergleiche.

Schliessmanagement

Sicherheit in Gebäuden und Zutrittsberechtigungen kontrollieren

Immobilien werden täglich von vielen Menschen frequentiert; von Mitarbeitern, Handwerkern, Reinigungspersonal und externen Besuchern. Der Zugang zum Gebäude und den Anlagen wird umso kritischer betrachtet je sicherheitsrelevanter der Inhalt der Gebäude ist.

Damit fällt der Zugangskontrolle und der Schlüsselverwaltung eine wichtige Rolle zu. Mit Hilfe des Schliessmanagements wird die Verwaltung von mechanischen und elektronischen Schliessanlagen, den Zylindern und Lesegeräten sowie den Schlüsseln und Karten dokumentiert. Darüber hinaus wird der gesamte Prozess der Schlüsselausgabe und –rücknahme inkl. der Generierung von Schlüsselquittungen, Mahnungen und Verlustmeldungen sowie Nachbestellungen effizient unterstützt.

Über zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten wird dargestellt, welche Personen zu einem Raum Zutritt haben. Grafische Auswertungen werden hierbei mit individuell konfigurierbaren Listen kombiniert.

Life Cycle Management

Gesamtheitliche Lebenszyklusbetrachtungen als Basis für Kostenoptimierungen, Substanzerhaltung, Unterstützung der Budgetierung und Optimierung von eingesetzten Ressourcen

Immobilien und Anlagen sind ein grosser und wichtiger Bilanzposten im Unternehmen. Daher sind viele Firmen darauf bedacht, ihren Bestand in einem guten Zustand zu erhalten und kontinuierlich zu überprüfen.

Das Ziel unserer Methoden ist es, dass die Nutzer sehr schnell erkennen, was ihre Immobilien wert sind, im Unterhalt kosten und wie sich die einzelnen Kostenblöcke zusammensetzen. Weiter werden diese Informationen aus den Prozessen und den Zustandsdokumentationen ergänzt, um eine verlässliche Datengrundlage für Prognosen und Hochrechnungen bereitzustellen, welche die Entscheidungen des Portfoliomanagements unterstützen.

Im System sind Alterungskurven für verschiedenste Anlagen und Gebäudebauteilen hinterlegt, die es ermöglichen, die vorhandenen Anlagen mit der zu erwartenden Lebensdauer zu vergleichen.

Kostenprognosen ergeben sich aus den laufenden Betriebskosten sowie den Investitionen zum Austauschzeitpunkt der Anlage. In der grafischen Oberfläche können unterschiedliche Simulationen und Szenarien gerechnet werden und geben eine Transparenz über die zu erwartenden Kosten in den nächsten Jahren.

Entscheidend dabei ist, dass die Daten über mehrere Jahre im System vorgehalten werden und damit ein sofortiger Überblick über reale Entwicklungen möglich ist. Für Zukunftsperspektiven betrachten wir die gegenwärtigen Zustände von Gebäuden und Anlagen und berücksichtigen dabei jeweils die zugehörigen Lebensdauern der Bauteile. Auf diese Weise lassen sich auch Aussagen zu langfristigen Betrachtungen machen und Planungen von 20 oder 30 Jahren effizient realisieren. Gleichzeitig lassen sich Kostentreiber schneller identifizieren und Spitzen in den Instandhaltungs-Budgets vermeiden.

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